5 CLAVES PARA EL MANEJO DE BASES DE DATOS EN EL COLEGIO
La normativa vigente es explícita sobre la responsabilidad que tienen los colegios sobre la administración de bases de datos. A continuación te damos 5 claves sobre lo que debe y no debe hacer, también usa nuestra plantilla gratuita para el manejo de bases de datos en tu colegio.
- En el proceso de matrícula o cuándo recoja datos personales de su comunidad. Debe informarles cuál es el objeto de tener esta información y dejar constancia de que autorizan el uso de sus datos. Esto puede documentarse de manera escrita o a través de alguna conducta digital que permita dar fe de ello. Por ejemplo. Cuando se usan sistemas de gestión el usuario para realizar el diligenciamiento de datos, debe realizar acciones como Guardar, Autorizar y demás. Estas son válidas para el cumplimiento de la norma.
- Es necesario que se delegue formalmente la responsabilidad del manejo de datos a una persona o área del colegio, ya que esto permitirá centralizar las actividades y vigilar mejor el cumplimiento de la norma. En los sistemas de gestión escolar, casi siempre es el Administrador de la plataforma uno de los principales encargados de esta tarea, ya que es la persona que puede registrar, modificar o eliminar datos del sistema.
- Defina un procedimiento para la recolección, uso, actualización y corrección de datos de los miembros de su comunidad educativa.
Procedimiento de recolección
- Inventariar las bases de datos.
- Clasificar el tipo de información: sensible, confidencial, pública o privada.
- Identificar los momentos críticos del proceso académico y administrativo del colegio en el cual se recolectan, actualizan y usan estos datos.
- Identificar los riesgos a los que se ven expuestos estos datos, luego de ello determine posibilidad de ocurrencia e impacto.
- Generar posibles respuestas y soluciones a las PQRS relacionadas con este tema.
4. Socialice este procedimiento y realice monitoreos para evaluar su aplicabilidad. Para ello, identifique claramente las personas que están administrando datos en el colegio como Administrador de sistemas, coordinaciones, directivos y personal administrativo que tiene acceso a los datos.
5. Genere cláusulas de confidencialidad y manejo de datos en todos los contratos que realiza el colegio.
Situaciones de molestias
Dentro de las situaciones más frecuentes de molestias, quejas, reclamo y solicitudes; muchas de ellas son presentadas a la superintendencia de industria y comercio o la superfinanciera son, cuando:
- No se atiende en debida forma la solicitud de supresión del dato que presenta el titular.
- El titular trata información personal sin contar con la autorización del titular.
- No se conserva copa de la autorización previa.
- No se adopta una política de tratamiento de la información y un aviso de privacidad.
- Cuando no se converva la información de los titulares bajo las condiciones de seguridad necesarias.
- Cuando no se ofrecen los mecanismos o se realiza la actualización de datos.
Plantilla Gratuita para Manejo de bases de datos en el colegio
Esta es una plantilla que te permitirá crear tu procedimiento de manejo de bases de datos en la institución educativa, incluye el modelo de solicitud de uso de datos y la descripción de algunas situaciones a las que se exponen los colegios y que algunas veces son objeto de conciliación o demanda pública.
No olvides crear tu propia copia
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LADY MORA
Dir. Ejecutiva de Sistema Saberes
Master en Desarrollo social y educativo, Psicóloga, Especialista en emprendimiento
