Para nadie es un secreto lo complicado que puede llegar a ser mantener una organización en el proceso financiero de una institución educativa. Muchas veces resulta ser agotador y agobiante que los cobros a los usuarios no resulten ser efectivos y, sobre todo no llevar un control de ello. Es decir, no tener claro quién debe, cuánto debe o, el simple hecho de saber quiénes son los morosos de manera rápida y efectiva. Es por eso que, desde Sistema Saberes queremos darte las 3 mejores claves para que tu colegio mejore la gestión de cobro.
Claves para la mejora de gestión de cobro
La correcta administración de las finanzas de tu institución hará, en gran medida, que la calidad de servicio mejore. Sin embargo, es importante conocer primero ¿Qué es la gestión de cobro? o como en muchos espacios lo llaman «Gestión de cobranza». Lo que hace referencia a unas acciones que se llevan a cabo entre clientes y tutores para recuperar una deuda.
Impulsar nuevos canales de comunicación y emite comunicados
Actualmente, sin duda, se vive una gran era digital. A los trámites tradiciones se suman las herramientas tecnológicas que ayudan a facilitar cada uno de los procesos.
Datos que facilitan a la hora de gestionar con eficacia una deuda, pues se logran crear recordatorios automatizados y mensajes facilitando también la respuesta y consulta de saldos.
El área administrativa y financiera de tu colegio deberá definir unos comunicados de deuda. En los que, cada cliente esté enterado de su saldo ya sea vigente, pendiente o en mora.
De esta manera todos los mensajes se podrán personalizar y programar lo que garantiza que todos reciban la información a tiempo. Algunos de los comunicados que se pueden enviar serían:
- Envío de la deuda
- Recordatorio de vencimiento
- Comunicado del día del vencimiento
- Días posteriores al día en mora
- Llamada telefónica
- Acuerdo de reunión para pago.
Ofrece varias opciones de pago para la gestión de cobro
Al momento de brindar diferentes medios promueve que los usuarios tengan más opciones de pagar a tiempo. Incluso, no solo los medios sino también las opciones para cancelar la deuda que tienen con la institución.
Con ello, es completamente importante realizar algún análisis donde se hallen alternativas considerando el costo/beneficio del colegio en relación al cliente.
Automatiza la cobranza con Software especializados en el tema
El hecho de poder automatizar los procesos permitirá que el tiempo gastado en el cobro y cartera sea más rápido y menos repetitivo.
Siendo así esta implementación previene errores que derivan en demoras para la institución.
Desde Sistema Saberes, hemos creado la solución de GEMAS donde podrás encontrar beneficios como:
- Unifica y sincroniza las matrículas con la gestión de cobro de colegio.
- Ofrece múltiples opciones de pago para la comunidad.
- Automatiza la asignación de conceptos y el interés de mora o valor extemporáneo.
- Envía correos automatizados de cobro, facturación y recaudo.
- Realiza bloqueo automático de notas para deudores morosos
- Genera exportables para enlazar con otros softwares.
- Consolida informes de exógena para la DIAN.
- Disminuye la cartera morosa hasta un 65% usando los servicios de recaudo automático.
- Recibe asesoría de expertos en cobro y facturación en colegios.
Conoce más en la siguiente lista de reproducción:
